Sortați subtotalele Excel - Sfaturi Excel

Mulțumim lui Derek Fraley de la Springfield MO pentru acest sfat.

Acest sfat este de la prietenul meu Derek Fraley din Springfield, Missouri. Faceam un seminar în Springfield și îmi arătam trucurile preferate de subtotal.

Pentru aceia dintre voi care nu au folosit niciodată subtotale, iată cum să le configurați.

Începeți prin a vă asigura că datele dvs. sunt sortate. Datele de mai jos sunt sortate după clienți în coloana C.

Set de date eșantion

Din fila Date, alegeți Subtotale. Caseta de dialog Subtotal dorește întotdeauna să subtotal prin coloana din stânga. Deschideți meniul drop-down La fiecare modificare și alegeți Client. Asigurați-vă că caseta Use Function este setată la Sum. Alegeți toate câmpurile numerice.

Opțiuni subtotale

Când faceți clic pe OK, Excel introduce un subtotal sub fiecare grup de clienți. Dar, mai important, adaugă butoane de grup și contur în stânga coloanei A.

Butoane subtotale pentru grup și contur

Când faceți clic pe butonul # 2 Grup și contur, rândurile de detalii sunt ascunse și rămâneți doar rândurile subtotale și totalul mare. Acesta este un rezumat frumos al unui set de date detaliat. Desigur, în acest moment, clienții apar în ordine alfabetică. Derek de la Springfield mi-a arătat că, atunci când datele sunt prăbușite în vizualizarea # 2, puteți sorta după orice coloană. În figura de mai jos, este selectată o celulă a coloanei Venituri și sunteți pe cale să faceți clic pe butonul de sortare ZA.

Faceți clic pe butonul # 2 Grup și contur

Clientul de top, Wag More Dog Store, ajunge în partea de sus a setului de date. Dar nu vine la rândul 2. În spatele rândurilor ascunse, Excel a sortat de fapt o bucată de înregistrări. Toate rândurile Wag More detail s-au deplasat împreună cu rândul subtotal.

Sortează ZA

Dacă reveniți la vizualizarea # 3, veți vedea înregistrările detaliate care au apărut. Excel nu a sortat înregistrările de detalii, ci le-a adus în secvența lor originală.

Detalii înregistrări cu vizualizarea # 3

Pentru mine, acest lucru este uluitor pe două fronturi. În primul rând, mă mir că Excel tratează corect acest lucru. În al doilea rând, este uimitor că oricine ar încerca asta vreodată. Cine ar fi crezut că Excel se va descurca corect? În mod clar, Derek din Springfield.