E-mail Merge în PDF din Excel - Știri

La 1 ianuarie 2018, salariul minim din New York crește la 13,50 USD. Aceasta înseamnă că milioane de copii ale formularului LS 54S sau ale formularului LS54 - Notificare și confirmare a ratei de plată trebuie trimise lucrătorilor. Statul New York oferă o copie goală a acestui formular ca PDF protejat prin parolă. Cum puteți utiliza Excel pentru a pregăti sute de astfel de documente pentru angajații dvs.?

În timp ce procesul de realizare a îmbinării e-mailurilor de la Excel la Word a fost documentat la (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), puteți face o îmbinare de e-mail de la Excel la PDF?

Am fost surprins că cea mai bună soluție la acest proces este utilizarea Adobe InDesign! Dar mai întâi, permiteți-mi să recapitulez cele două încercări nereușite:

• Încercarea eșuată 1: Am încercat să reproduc formularul LS54 în Excel folosind o serie de decupaje de ecran pentru a înfășura celulele care ar conține câmpurile din Excel. Acest lucru a durat pentru totdeauna și, când a fost tipărit, decupajele au arătat oribil.

  

• Încercarea 2 nereușită: utilizați Adobe Acrobat. Ați crede că versiunea completă a Acrobat ar oferi o modalitate de a completa un formular folosind o combinație de e-mail. Există o opțiune Import date în Instrumente, Formulare, Mai multe opțiuni de formular. Am pierdut timpul pentru a adăuga câmpuri în PDF, am importat foaia de calcul și apoi am fost dezamăgit să aflu că nu pot să completez decât un singur formular odată. Alege Rândul 2 și aș putea printa primul angajat. Dar atunci ar trebui să aleg rândul 3, imprimare, alegerea rândului 4, imprimare, rândul 5, imprimare, iar acest lucru nu va funcționa niciodată pentru 750 de angajați.

  

Rezolvarea problemei utilizând Adobe InDesign

Aici, publicăm cărți sub Sfânta Macro! Amprenta cărților. Ne abonăm la suita Adobe Creative Cloud, care ne oferă Photoshop, Lightroom, Acrobat și ceva numit InDesign. Verificați la compania dvs., este probabil ca cineva din departamentele dvs. de marketing sau de creație să aibă deja un abonament la Adobe Indesign.

Am reușit să rezolv problema în mai puțin de o oră folosind InDesign. Am documentat pașii aici pentru a vă simplifica procesul.

• Partea 1: Convertiți PDF-ul protejat prin parolă într-un grafic

  1. Descărcați formularul LS54S de pe labor.ny.gov la formularul LS54S
  2. (Opțional) Blestem la stat pentru parola care protejează PDF-ul
  3. Convertiți fișierul PDF într-o imagine. Dacă aveți Acrobat, utilizați Fișier, Export către, Imagine, JPEG.webp. Dacă nu, puteți utiliza Instrumentul de tăiere în Windows pentru a captura formularul. Asigurați-vă că Acrobat Reader afișează formularul la 100%.

• Partea 2: Construiți documentul în InDesign

  4. Deschideți Adobe InDesign. Alegeți Fișier, Nou, Document. Primul pas din dialogul Document nou este să faceți clic pe a doua pictogramă sub Orientare pentru a vă face peisajul documentului. Schimbați unitățile în inch, lățimea la 11, înălțimea la 8,5. Schimbați marja superioară la 0, iar InDesign va face toate marginile 0.

     
  5. Faceți dublu clic pe partea dreaptă a A-Master în panoul Pagini

  6. Din Windows Explorer, trageți JPG.webp-ul de la pasul 3 și plasați-l pe placa de lipire care se află în afara paginii principale. Dacă sunteți nou în InDesign, ați crede că ar trebui să glisați și să fixați imaginea * în interiorul paginii *, dar ar fi greșit. Îți împărtășesc un truc pe care l-am învățat de la Anne Marie „Her Geekness” Concepcion. Dacă vreodată trebuie să deveniți maestru la InDesign, ar trebui să o angajați pe Anne Marie. Când lăsați imaginea pe pagina principală, nu puteți ajunge la mânerele de redimensionare. În schimb, aruncați imaginea chiar în afara paginii principale, acum aveți acces la mânerele de redimensionare. Redimensionați documentul pentru a se potrivi paginii Ținând apăsată tasta Shift în timp ce trageți mânerul de redimensionare în stânga sus în jos. Odată ce documentul este puțin mai mic decât pagina, trageți-l peste pagina principală din partea dreaptă. Nu vă speriați că ați tăiat jumătate din text!

     
  7. Apăsați comanda rapidă de la tastatură din toate timpurile: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Acest lucru va face ca întreaga imagine să se potrivească în cadrul nou redimensionat. Cunosc zeci de taste de comenzi rapide în Excel. Știu doar două taste de comandă rapidă în InDesign și Ctrl + alt = "" + Shift + E este una dintre ele. Mă intimidează complet că InDesign ar putea avea alte 25 de taste de comandă rapidă, cum ar fi Ctrl + alt = "" + Shift + A prin Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Partea 3: Completați câmpurile fixe

  Există câteva câmpuri pe formular care vor fi aceleași pentru toți angajații. De exemplu, numele companiei ar putea fi același pentru toată lumea. Iată cum puteți adăuga un text la pagina principală din InDesign.

  8. Apăsați tasta F pentru a porni modul Frame. Folosind mouse-ul, desenați un dreptunghi unde doriți să apară textul fix. Inițial, acest cadru va avea un X prin el.

     
  9. Faceți clic dreapta pe cadrul nou desenat. La jumătatea meniului contextual lung, alegeți Context, Text.
  10. Apăsați tasta T pentru a intra în modul Introducere text

  11. Faceți clic în interiorul casetei și tastați textul fix. Dacă trebuie să schimbați fontul, selectați textul și utilizați pictograma „A” de deasupra ecranului pentru a dezvălui instrumentele pentru caractere.

      

  12. Repetați pașii de la 8 la 11 pentru toate celelalte câmpuri care trebuie să fie constante pe toate formele. Acest lucru este monoton. Obținerea unui cadru mic cu un „X” mic de 9 puncte aliniat cu casetele de selectare nu este distractiv, dar este practic. Dacă trebuie să mutați un cadru sau să redimensionați cadrul, va trebui să îl selectați cu primul instrument săgeată din stânga. Se numește instrument de selecție (spre deosebire de instrumentul de selecție directă mai puțin util, care este a doua săgeată din casetă).

      

  Sfat Pro # 1: Selectați prima casetă. Ctrl + C pentru copiere. Ctrl + V pentru a lipi o nouă casetă în mijlocul paginii. Trageți noua casetă în poziție. Acest lucru este foarte util odată ce primești un mic X pentru casetele de selectare.

  Sfat Pro # 2: Este greu să folosiți mouse-ul pentru a obține „X” în poziția corectă. Odată selectat cadrul, utilizați tastele săgeată de pe tastatură pentru a împinge cadrul în poziție.

  Sfat Pro # 3: Toate imaginile din InDesign încep să pară oribile. Este o caracteristică, nu o eroare! Gândește-te la o carte. Power Excel 2017 With are 1400 de imagini. Computerul s-ar împiedica dacă ar încerca să afișeze toate cele 1400 de imagini la rezoluție înaltă. Documentul dvs. are o singură imagine și vă puteți permite probabil să afișați imaginea la rezoluție înaltă. Selectați imaginea făcând clic într-un spațiu alb de pe formular. Faceți clic dreapta și alegeți Performanță afișaj, Afișaj de înaltă calitate. Presto! Imaginea devine clară.

  

• Partea 4: Completați datele în Excel

  Foaie de calcul sfântă! Mi-a luat atât de mult să ajung la partea Excel a tehnicii.

  13. Puneți titluri simple dintr-un cuvânt în rândul 1. Formatați toate câmpurile valutare ca monedă sau veți găsi că 13,50 USD apare ca 13,5 în PDF-ul îmbinat. Îmi dau seama că există deja un semn de dolar pe formular, dar 13,50 USD arată mai bine decât 13,5 USD.
  14. Utilizați Fișier, Salvați ca. Salvați documentul ca fișier Excel, astfel încât să îl puteți edita ulterior.
  15. Utilizați Fișier, Salvați ca. Salvați documentul ca text (delimitat prin tab) (* .txt). Asigurați-vă că vă amintiți calea și numele fișierului, astfel încât să îl puteți găsi mai târziu. Închideți fișierul în Excel sau veți primi un mesaj de eroare la pasul 17.

• Partea 5: Înapoi la InDesign pentru a adăuga câmpuri de formular

  16. Din meniul InDesign, alegeți Window, Utilities, Data Merge. O mică fereastră Data Merge va apărea plutind undeva deasupra InDesign. Fiecare mic panou plutitor din InDesign are o grămadă de comenzi utile ascunse în spatele a ceea ce ei numesc Meniul Panoului. Iată o imagine a pictogramei Meniu Panou:

      
  17. Deschideți meniul panoului de la îmbinarea datelor. Alegeți Selectați sursa de date. Răsfoiți și selectați fișierul .TXT din Pasul 15. Panoul de îmbinare a datelor afișează acum numele câmpurilor din rândul 1 al foii de calcul. Într-o lume drag-and-drop, ați crede că ați putea trage aceste câmpuri pe formular, dar nu puteți. În schimb, repetați pașii 8 și 9 pentru a desena noi cadre unde doriți să meargă acele câmpuri. Faceți cadrele frumoase și largi în cazul în care unul dintre angajații dvs. este John Jacob Jinglebells III. În special pentru câmpurile de plată și ore suplimentare LS-54S, poate fi necesar să vă schimbați la 10 puncte pentru a permite cadrului să se potrivească.

  18. Faceți clic în interiorul cadrului gol pentru Nume. În panoul Fuziune date, faceți clic pe Nume. Presto! <> apare în cadru. Repetați pentru Salariu și OT.

      
  19. Acest pas este opțional, dar merită cele șaizeci de secunde. Faceți clic pe caseta Previzualizare din partea stângă jos a panoului Îmbinare date. Veți vedea date din prima înregistrare. Utilizați pictogramele săgeată stânga și dreapta din partea de jos a panoului Merge date pentru a vedea următoarea înregistrare.
  20. Salvați fișierul InDesign înainte de a efectua îmbinarea. Mi-am salvat documentul în acest moment și îl puteți descărca de aici.

  Doar pentru a recapitula, dacă priviți în panoul Pagini, ați făcut toate aceste lucrări în partea dreaptă a paginii A-Master. Dar puteți vedea din miniatură că totul de pe pagina principală este afișat pe pagina 1 a documentului dvs.

  

• Partea 6: În cele din urmă, Combinarea corespondenței

  21. Există o pictogramă în partea de sus a panoului Merge Data, care arată ca partea cu numărul 4 a unei matrițe. Acesta este simbolul pentru Creare document fuzionat. Apasă-l.

      

  22. Toate setările din Creare document combinat sunt corecte. Faceți clic pe OK.

      
  23. Veți primi unul dintre cele două mesaje. Fie: „Nu s-a generat niciun text supradimensionat” sau „Aveți text depășit în aceste înregistrări”.

  În InDesign, cuvintele „Overset Text” înseamnă că aveți mai multe caractere decât se vor încadra într-un cadru de text. Nu am găsit niciun echivalent al lui Shrink to Fit de la Excel. Dacă spun că ați depășit textul în înregistrarea 450, accesați pagina 450 din Panoul de pagini și vedeți că aveți un angajat cu un nume foarte lung. Reveniți la partea dreaptă a paginii A-Master și redimensionați cadrul pentru acel câmp.

  În acest moment, veți avea un document mare în InDesign. În cazul meu, am 114 pagini pentru că aveam 114 înregistrări în fișierul Excel. Faceți clic pe orice pagină din panoul Pagini pentru a vedea acea pagină cu datele completate.

  Câteva sfaturi: Meniul panoului de îmbinare a datelor oferă o comandă Actualizare sursă de date. Dacă modificați fișierul Excel subiacent și salvați ca fișier text nou, utilizați comanda pentru a obține modificările. Va trebui să repetați pasul 21 pentru a re-îmbina.

• Partea 7: Exportați într-un PDF, astfel încât să puteți imprima

  24. Din meniul Fișier, alegeți Adobe PDF Presets (Imprimare de înaltă calitate). Alegeți o cale și un nume de fișier. Acceptați toate miile de setări din caseta de dialog Export Adobe PDF. Faceți clic pe OK

  O notă finală aici: în viața reală, am avut 751 de angajați. Am pus fiecare angajat în dosar de două ori, astfel încât să putem tipări două exemplare pentru fiecare angajat și să le colectăm. PDF-ul rezultat de 1502 pagini avea o dimensiune miraculoasă de doar 2,48 MB! Cumva, vrăjitorii de la Adobe au reușit să salveze o copie a imaginii și să o reutilizeze din nou și din nou. Prima mea încercare greșită de a face combinarea e-mail-ului folosind Excel a produs un fișier PDF de 150 MB, care nu putea fi trimis niciodată prin e-mail.

  Dacă nu găsiți o copie a InDesign sau acești pași par prea intimidanți, angajați un consultant Excel pentru a vă îmbina corespondența în PDF.