În acest videoclip, vă voi arăta o modalitate de a adăuga rapid datele lipsă la o foaie de lucru. Este o tehnică simplă care folosește o formulă foarte de bază și este un exemplu frumos al puterii referințelor celulare relative.
Uneori, primiți un set de date care nu este complet, deoarece a fost organizat ca un contur, cu titlurile principale și sub-titlurile care apar doar o singură dată la începutul unei noi secțiuni.
Aceasta nu este o problemă pentru oameni, deoarece putem vedea și înțelege structura generală a datelor.
Dar nu va funcționa dacă doriți să analizați datele folosind filtre sau tabele pivot sau chiar formatarea condiționată. Pentru a tăia și tăia date cu aceste instrumente, veți dori un set complet de valori în fiecare rând.
Dar introducerea manuală a acestui tip de informații lipsă într-un set mare de date este o muncă obositoare, chiar și folosind comenzi rapide.
Din fericire, atâta timp cât datele sunt bine organizate, puteți utiliza o formulă simplă pentru a adăuga valori lipsă.
Să încercăm cu aceste date.
Pentru a începe, selectați datele. Dacă pun cursorul în ultima coloană, care conține un set complet de valori, controlul A va face trucul.
Apoi, selectați numai celulele goale. Pentru aceasta, utilizați control-G pentru a afișa fereastra specială GoTo, apoi selectați Gol și faceți clic pe OK.
În acest moment, sunt selectate doar celulele goale și trebuie doar să adaug o formulă pentru a extrage valorile lipsă. S-ar putea să credeți că aveți nevoie de ceva de lux, dar, de fapt, datorită naturii relative a referințelor în Excel, formula de care avem nevoie este simplă. Cheia începe cu referința corectă.
Pentru a face acest lucru, asigurați-vă că celula activă din selecție este una dintre celulele goale. Celula activă va sta la baza tuturor formulelor pe care le introducem.
Apoi, introduceți o formulă care setează celula activă la adresa celulei de deasupra acesteia.
Acum, în loc să apăsați return, care ar introduce formula doar în celula activă, apăsați Control + return.
Revenirea controlului introduce aceeași formulă în toate celulele selectate simultan. Deoarece formula conține o referință relativă, Excel va actualiza adresa la fiecare locație. De fapt, îi spunem Excelului să utilizeze „celula de mai sus” pentru a completa toate celulele goale. Acest lucru creează un lanț de formule pe care toți „le caută în sus” pentru a recupera valorile.
În cele din urmă, trebuie să scăpăm de formule, astfel încât acestea să nu cauzeze probleme dacă sortăm sau manipulăm altfel datele ulterior. Cu toate formulele selectate, copiați în clipboard, apoi folosiți lipire specială și selectați valori. Aceasta înlocuiește toate formulele cu valori reale.
Acum avem un set complet de date pe care le putem analiza cu ușurință.
Curs
Formula de bazăComenzi rapide asociate
Editați celula activă F2 ⌃ + U Introduceți aceleași date în mai multe celule Ctrl + Enter ⌃ + Return Anulați ultima acțiune Ctrl + Z ⌘ + Z Selectați regiunea curentă Ctrl + A ⌘ + A Afișați caseta de dialog „Mergeți la” Ctrl + G ⌃ + G Mutați celula activă în jos în selecție Enter Return Mutați celula activă în sus în selecție Shift + Enter ⇧ + Return Copiați celulele selectate Ctrl + C ⌘ + C Afișați caseta de dialog Lipire specială Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + V
