Tocmai ați văzut cum să uniți date, dar oamenii întreabă adesea despre problema opusă: cum să analizați datele care sunt toate într-o singură coloană. Spuneți că doriți să sortați datele din figura de mai jos după codul poștal:
Selectați datele din A2: A99 și alegeți Date, Text în coloane. Deoarece unele nume de orașe, cum ar fi Sioux Falls, sunt două cuvinte, nu puteți sparge datele la fiecare apariție a unui spațiu. În schimb, trebuie să utilizați o virgulă pentru a obține orașul din coloana A și starea și codul poștal din coloana B, deci alegeți Delimitat la pasul 1 al vrăjitorului și faceți clic pe Următorul.
La pasul 2 al vrăjitorului, deselectați Tab și selectați virgulă. Previzualizarea din partea de jos a dialogului arată cum vor arăta datele dvs. Faceți clic pe Următorul.
Prudență
Pentru restul zilei după ce utilizați Text în coloane, Excel își va aminti opțiunile pe care le-ați ales în pasul 2 din Expertul Conversie text în coloane. Dacă copiați date din Notepad și lipiți în Excel, acestea vor fi împărțite la virgulă. Acest lucru este adesea înnebunitor, deoarece în majoritatea zilelor, datele nu sunt analizate la virgulă, dar pentru restul zilei de azi vor fi. Pentru a remedia problema, închideți și redeschideți Excel.
Pasul 3 al vrăjitorului vă solicită să declarați fiecare coloană ca General, Text sau Dată. Este bine să lăsați coloanele setate ca General.
După ce ați împărțit starea și codul poștal în coloana B, selectați B2: B99 și alegeți din nou Date, Text în coloane. De data aceasta, deoarece fiecare stare are două caractere, puteți utiliza lățimea fixă la pasul 1 al vrăjitorului. Pentru a păstra zerourile din partea de sus a codului poștal, selectați a doua coloană și alegeți Text ca tip de date la pasul 3 al expertului.
Bacsis
O mulțime de date vor funcționa bine cu lățimea fixă, chiar dacă nu pare că se aliniază. În figura următoare, primele trei rânduri sunt în font Calibri și nu par a fi aliniate. Dar dacă schimbați fontul în Courier New, ca în rândurile 4: 7, puteți vedea că coloanele sunt perfect aliniate.
Uneori, veți găsi un set de date în care cineva a folosit Alt + Enter pentru a pune date pe o nouă linie într-o celulă. Puteți separa fiecare linie într-o coloană nouă tastând Ctrl + j în caseta Altele din pasul 2 al vrăjitorului, așa cum se arată mai jos. De ce Ctrl + j? În anii 1980, IBM a declarat Ctrl + j ca o linie de alimentare. Ctrl + j poate fi de asemenea tastat în caseta de dialog Căutare și înlocuire.
Există trei situații speciale pe care Textul în Coloane le gestionează cu ușurință:
- Datele în format YYYYMMDD pot fi schimbate în date reale. La pasul 3 al vrăjitorului, faceți clic pe titlul coloanei din dialog, alegeți Data, apoi alegeți YMD din meniul derulant.
- Dacă aveți numere negative în care apare semnul minus după număr, mergeți la pasul 3 al vrăjitorului, faceți clic pe butonul Avansat și alegeți Minus final pentru numerele negative.
- Datele copiate dintr-un cuprins vor avea adesea linii de puncte care se extind de la text la numărul paginii, așa cum se arată mai jos. La pasul 2 al vrăjitorului, alegeți Altele, tastați o perioadă, apoi bifați caseta de selectare pentru Tratarea delimitatorilor consecutivi ca unul.
