Notă
Katie Sullivan este manager de proiect în echipa Microsoft Word. Pentru acest sfat, dau podiumul către Katie.
În timp ce fanii Excel se tachinează uneori că Word și PowerPoint sunt aplicații freeware care vin cu Excel, există momente în care Microsoft Word oferă o caracteristică pe care Excel nu o are. În aceste cazuri, este logic să vă copiați datele din Excel, să lipiți în Word, să efectuați comanda, apoi să copiați înapoi în Excel. Iată câteva exemple de tehnici care sunt mai bine tratate în Word decât în Excel.
Tehnica 1: Convertiți în superior, inferior, adecvat
Dacă trebuie să faceți conversia de la majuscule la minuscule sau minuscule, Word are o comandă rapidă de la tastare. Copiați datele în Word și comutați carcasa folosind Shift + F3.
Tehnica 2: Adăugați gloanțe
Dacă doriți să adăugați gloanțe la celulele Excel, este mult mai ușor în Word decât în Excel. Copiați celulele în Word și aplicați un stil glonț. Copiați din Word și lipiți înapoi în Excel. S-ar putea să trebuiască să utilizați pictograma Reducere indentare de câteva ori.
Bacsis
Dacă aveți o gamă de celule care conțin text, selectați intervalul și apăsați Ctrl + 1 pentru a deschide caseta de dialog Formatare celule. Apoi, în fila Număr, alegeți Personalizat din lista din stânga. Faceți clic în caseta Tip și ștergeți tot ce există. Țineți apăsată tasta alt = "" în timp ce apăsați 7 pe tastatura numerică. Ar trebui să apară un glonț. Tastați un spațiu și apoi un @.
Tehnica 3: Vizualizarea și colorarea formulelor
Dacă aveți o formulă lungă masiv, spuneți una cu 10 instrucțiuni IF imbricate, puteți lipi în Word și utiliza culori și Shift + Enter pentru a spaționa formula pentru a-i da un sens. (O respingere din partea echipei Excel: puteți extinde bara de formule și utilizați Alt + Enter pentru a împărți o formulă în mai multe linii. Sau, puteți utiliza super-ul RefTreeAnalyser Add-in de la Jan Karel Pieterse.
Tehnica 4: SmartArt mai rapid
Word oferă opțiunea Conversie text în SmartArt. În timp ce Excel oferă și SmartArt, nu este foarte util acolo, deoarece trebuie să copiați intrările pe rând în panoul SmartArt.
Tehnica 5: Extrageți datele dintr-un PDF
Spuneți că cineva are un registru de lucru Excel și salvează acel registru de lucru ca PDF. Ți-l trimit. Acest lucru este enervant și, în mod clar, nu vor să refolosiți datele. Dacă deschideți PDF-ul în Acrobat Reader, copiați datele și lipiți în Excel, acesta se va dezvolta într-o singură coloană. Dar iată secretul: lipiți mai întâi aceste date în Word. Rândurile și coloanele se vor lipi corect. Apoi puteți copia din Word și lipiți înapoi în Excel. (Dacă sunteți blocat într-o versiune înainte de 2013 a Office, vă recomand Able2Extract.)
Datele originale sunt afișate în stânga de mai jos și puteți vedea în dreapta și cum arată când lipiți direct din PDF în Excel. Puteți vedea că datele „se dezlănțuie”, cu B1: C1 mergând la A2: A3 și așa mai departe.
Inserați aceleași date în Word.
Copiați din Word și lipiți în Excel.
Datele rămân în ordinea inițială. Puteți anula aplicația Word Wrap și regla lățimile coloanei pentru a reveni la datele originale.
Tehnica 6: Schimbați formatarea cuvintelor în Excel
Dacă aveți propoziții de text în Excel, este posibil să selectați un cuvânt în modul Editare și să schimbați culoarea cuvântului respectiv. Dar schimbarea globală a culorii tuturor aparițiilor cuvântului în Excel este obositoare. În schimb, lipiți datele în Word și apăsați Ctrl + H. Schimbă câinele în câine. Faceți clic pe Mai multe >> și apoi alegeți Format, Font. Alegeți Roșu. Faceți clic pe Înlocuiți toate.
Copiați din Word și lipiți înapoi în Excel. Figura de mai jos arată cu ce ajungeți.
Tehnica 7: Înlocuiți în timp ce păstrați formatarea caracterelor
Word tratează, de asemenea, o problemă similară: înlocuirea textului, dar lăsarea formatării textului așa cum este. Mai jos este un sondaj despre cel mai bun animal de companie. Cineva a evidențiat anumite cuvinte în text.
Utilizați Ctrl + H pentru a efectua o căutare și înlocuire, așa cum se arată în stânga. Când utilizați Înlocuiți toate, dacă s-a modificat o propoziție, formatele din celulă se vor pierde. În figura de mai jos, tăierea rămâne în primul rând, deoarece acel rând nu a avut o apariție a cuvântului cățeluș și, prin urmare, nu a fost modificat.
Pentru a păstra formatarea în textul original, copiați în Word. Înlocuiți în Word. Copiați din Word și lipiți înapoi în Excel.
Mulțumim lui Katie Sullivan (manager de proiect din echipa Word!) Pentru contribuția acestui sfat. Katie preferă în mod clar câinii decât pisicile. Mulțumim Glenna Shaw și Oz du Soleil pentru contribuția cu idei la acest sfat.
