Steve, un client din Carolina, a pus întrebarea care a dus la acest sfat. Este obișnuit ca datele importate dintr-un sistem extern să aibă un câmp de dată. Există o metodă simplă cu un tabel pivot pentru a face câmpul de dată convertit în săptămâni, luni, trimestre sau ani.
Tabelele pivot sunt o caracteristică cu adevărat uimitoare a Excel. Dacă nu sunteți familiarizat cu modul de creare a unui tabel pivot, consultați trucurile avansate ale tabelului pivot Excel.
Folosesc tabele pivot destul de des și tocmai recent am descoperit capacitatea de a grupa automat datele în luni sau ani pentru analiză în tabelele pivot.
Folosind vrăjitorul normal al tabelului pivot, este destul de simplu să luați date precum cele prezentate în stânga și să creați tabelul pivot prezentat mai jos. Acest tabel pivot de bază are date care merg în jos, regiunile trec peste partea de sus.
În vremea Excel 95, dacă doriți să înlocuiți datele zilnice cu luni, a trebuit să recurgeți la inserarea unei noi coloane în datele sursă cu funcția day (). În versiunea Excel de astăzi, există o modalitate mai ușoară.
Pentru a începe, faceți clic dreapta pe câmpul de dată din tabelul pivot. Din meniul pop-up, alegeți Grup și contur, apoi alegeți Grup …
Rețineți că această opțiune este disponibilă numai pentru câmpurile din secțiunea rând sau coloană a tabelului pivot. Dacă doriți să grupați un câmp în secțiunea Pagină a unui tabel pivot, trebuie mai întâi să-l trageți în jos în coloane, să-l grupați, apoi să îl glisați înapoi în secțiunea Pagină.
Excel oferă 7 niveluri implicite de grupare. Puteți selecta una sau mai multe dintre acestea din caseta de dialog Grupare. Dacă selectați un singur nivel de grupare, câmpul tabelului pivot (în acest caz, InvDate) va rămâne ca un câmp, dar va apărea acum grupat la nivelul particular.
Dacă se întâmplă să selectați mai multe niveluri de grupare (de exemplu, lună, trimestru, an), atunci Excel va adăuga un nou câmp la lista de câmpuri pivot pentru grupele 2 și 3. În mod implicit, Excel atribuie un nume precum „Trimestre” sau „Ani” acestor tabele pivot ulterioare. Astfel, acest sfat este o soluție excelentă la întrebarea: „De ce tabelul meu pivot are câmpuri suplimentare numite„ Ani ”care nu par a fi în datele mele sursă?”
Convenția implicită de denumire Excel pentru al doilea și al treilea nivel de grupare lasă mult de dorit atunci când aveți 2 câmpuri de date în tabelul pivot și le grupați atât până la luni, trimestre și ani. Să presupunem că aveți un câmp pentru data scadentă și un alt câmp pentru data efectivă de finalizare. Dacă grupați ambele câmpuri până la luni, trimestre și ani, lista de câmpuri pivot va oferi trimestre și ani de două ori și va trebui să vă amintiți în ce ordine ați adăugat câmpurile când le trageți ulterior din lista câmpurilor pivot pe tabelul pivot. Din acest motiv, vă sugerez utilizarea dialogului cu informații despre câmp pentru a redenumi câmpul de la ani la ceva mai semnificativ.
După specificarea faptului că doriți ca InvDate să fie grupat în funcție de lună, tabelul pivot recalculează și restrânge datele până la una pe lună. Aceasta este o metodă foarte eficientă pentru a furniza vizualizări de nivel sumar al datelor cu o componentă de dată.
