Pentru a încerca acest sfat pe propriul computer, descărcați și dezarhivați CFH249.zip.
De multe ori, construim foi de calcul pentru ca alte persoane să le completeze. Dacă ceilalți oameni nu urmăresc Apel pentru ajutor, este posibil să nu fie la fel de pricepuți ca tine. Este posibil ca aceste persoane să găsească modalități neobișnuite de a introduce un tip greșit de date - introducerea textului acolo unde vă așteptați la numere sau regiunile ortografice într-un mod greșit. Utilizați funcțiile de validare a datelor Excel pentru a controla ce poate fi introdus în foaia de calcul.
În mod implicit, fiecare celulă din Excel este setată pentru a permite orice valoare. Puteți utiliza caseta de dialog Date - Validare pentru a controla ce valori pot introduce oamenii într-o celulă.
Configurați o celulă pentru a permite întregi între 1 și 50
În foaia de lucru de mai jos, doriți să limitați celula B1 să accepte numai numere întregi între 1 și 50.
Selectați celula B1. Din meniul Excel, selectați Date - Validare.
Inițial, dialogul de validare a datelor arată că celula este configurată pentru a permite Orice valoare.
În meniul derulant Permiteți, alegeți Număr întreg.
După alegerea numărului întreg, caseta de dialog se modifică pentru a afișa o valoare minimă și maximă. Introduceți 1 și 50 aici.
În dialogul Validare date, alegeți fila Intrare mesaj. Valorile de pe această pagină vor apărea într-o descriere care va apărea ori de câte ori cineva selectează celula. Introduceți un titlu și un text pentru a ghida persoana care folosește foaia de lucru.
În fila Alertă de eroare, introduceți un mesaj de eroare care va fi afișat dacă cineva introduce o valoare greșită.
Alegeți OK pentru a închide caseta de dialog.
Când cineva mută indicatorul celular în celula B1, va apărea un sfat cu textul dvs. din fila Mesaj de intrare.
Dacă încearcă să introducă o valoare greșită, Excel vă prezintă mesajul de eroare.
Odată ce introduc o valoare greșită, trebuie fie să introducă valoarea corectă, fie să apese tasta Esc pentru a ieși din mesajul de eroare. Dacă atingeți Esc, se va șterge intrarea din B1.
detalii suplimentare
Aveți un anumit control asupra cât de viligant va fi Excel. Urăsc când mașinile încearcă să pretindă că sunt mai inteligente decât mine. Ce se întâmplă dacă într-o zi, compania dvs. a crescut și este cu adevărat valabil să aveți un reprezentant # 51? Dacă schimbați stilul de la Oprire la Avertizare, atunci Excel va descuraja persoana să introducă 51, dar aceasta o va permite. Iată fila Alertă de eroare:
Mesajul de eroare rezultat are un buton implicit care indică faptul că rezultatul ar trebui modificat. Persoana care folosește foaia de lucru poate alege Da pentru a permite introducerea a 51.
Dacă schimbați stilul de eroare în Informații, persoana este alertată că a introdus o valoare neașteptată, dar caseta de mesaj implicit este OK pentru a le permite să păstreze valoarea greșită. În acest caz, ați putea folosi un mesaj ca acesta.
Introduceți o valoare greșită și mesajul de eroare vă va permite să acceptați valoarea greșită cu o simplă apăsare pe Enter pentru a selecta butonul implicit al OK.
Utilizarea validării pentru a crea un meniu drop-down
Dacă le permiteți oamenilor să introducă text într-o regiune, veți descoperi în curând că există o duzină de modalități de a intra în „Western Australia”. Ar fi mai bine să le permiteți oamenilor să selecteze dintr-o listă verticală de valori valide. Acest lucru este foarte ușor de configurat.
Mai întâi, mergeți la un loc care nu se poate deplasa pe foaia de lucru și introduceți lista de regiuni valide.
Selectați celula care ar trebui să aibă meniul derulant. Din meniu, selectați Date - Validare. Schimbați orice valoare în listă. În caseta text Sursă, selectați intervalul care conține lista dvs. Lăsați în celulă dropdown selectat.
Rezultatul: de fiecare dată când este selectată celula, va apărea o săgeată derulantă și lista dvs. va fi disponibilă.
detalii suplimentare
Este posibil să doriți să mutați lista într-o altă foaie de lucru, astfel încât să nu fie ștearsă accidental. Din punct de vedere tehnic, Microsoft spune că acest lucru nu este permis. Cu toate acestea, există o soluție. Tastați lista pe o altă foaie de lucru. Atribuiți un nume de interval (Insert - Name - Define) acelei zone.
În foaia de lucru originală, configurați validarea. În caseta Listă, introduceți un semn egal și apoi numele intervalului pe cealaltă foaie de lucru.
Adăugați sfaturi pentru instrumente în celule
O utilizare interesantă a validării este de a configura mesaje de intrare pentru o celulă, lăsând necompletate celelalte file ale dialogului de validare a datelor. În acest fel, programul va accepta orice valoare fără un mesaj de eroare, dar atunci când cineva mută indicatorul de celulă într-o celulă, va vedea un sfat care să-i ghideze cu ce valori sunt așteptate.
