Auditorii criminalistici pot folosi Excel pentru a parcurge rapid sute de mii de înregistrări pentru a găsi tranzacții suspecte. În acest segment, vom analiza câteva dintre aceste metode.
Cazul 1:
Adresele furnizorului versus adresele angajaților
Utilizați o funcție MATCH pentru a compara porțiunea numerică a adresei de evidență a angajaților dvs. cu porțiunea de număr a adresei comerciale. Există vreo șansă ca și unii angajați să vândă servicii către companie?
- Începeți cu o listă de furnizori și o listă de angajați.
- O formulă cum ar fi
=LEFT(B2,7)va izola porțiunea numerică a adresei și primele câteva litere ale numelui străzii.
- Creați o formulă similară pentru a izola aceeași porțiune a adreselor furnizorului.
- Funcția MATCH va căuta porțiunea de adresă în C2 și va încerca să găsească o potrivire în porțiunile furnizorului din H2: H78. Dacă se găsește o potrivire, rezultatul vă va spune numărul de rând relativ în care se găsește potrivirea. Când nu se găsește nicio potrivire, numărul # N / A va fi returnat.
- Orice rezultate din coloana MATCH care nu sunt # N / A sunt situații potențiale în care un angajat facturează compania și ca furnizor. Sortează crescător după coloana MATCH și orice înregistrări de probleme vor apărea în partea de sus.
Cazul 2:
Swing-uri neobișnuite în baza de date a furnizorilor
O companie are 5000 de furnizori. Vom folosi o diagramă scatter pentru a găsi vizual cei 20 de furnizori care ar trebui auditați.
- Obțineți o listă cu codul furnizorului, numărul facturilor, suma totală a facturii pentru acest an.
- Obțineți o listă cu codul furnizorului, numărul facturilor, suma totală a facturii pentru anul precedent.
- Utilizați VLOOKUP pentru a potrivi aceste liste cu cinci coloane de date:
- Adăugați coloane noi pentru contele Delta și suma Delta:
- Selectați datele din H5: G5000. Introduceți o diagramă scatter (XY). Majoritatea rezultatelor vor fi aglomerate la mijloc. Vă interesează valorile aberante. Începeți cu furnizorii din zona boxată; au trimis mai puține facturi pentru mult mai mulți dolari total:
Notă
Pentru a găsi furnizorul asociat cu un punct, plasați cursorul peste punct. Excel vă va spune delta numărului și delta cantității de găsit în setul de date original.
Cazul 3:
Utilizarea unui tabel pivot pentru a detalia
În acest caz, ne uităm la facturi și creanțe. Prin diverse analize ale datelor, descoperiți care sunt analiștii de creanță care își petrec vinerea după-amiaza la bar în loc să lucreze.
- Am început cu două seturi de date. Primul este datele facturii, factura, data, clientul, suma.
- Următoarele date sunt Factură, Data primirii, Suma primită, Numele reprezentantului A / R
- Calculați coloana Zile de plată. Aceasta este Data chitanței - Data facturii. Formatați rezultatul ca număr în loc de dată.
- Calculați ziua săptămânii. Aceasta este
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Alegeți o celulă din setul de date. Utilizați date - tabel pivot (Excel 97-2003) sau Insert - tabel pivot (Excel 2007)
- Primul tabel pivot avea Zile de plată reduse. Faceți clic dreapta pe o valoare și alegeți Grup și Afișați detaliile - Grup. Grupați pe găleți de 30 de zile.
- Mutați Zile de plată în zona coloanei. Puneți clienții în zona Rând. Puneți Venituri în zona Date. Acum puteți vedea ce clienți întârzie să plătească.
- Eliminați Zilele de plată și puneți Ziua săptămânii în zona coloanei. Eliminați clientul și puneți Rep în zona rândului. Acum puteți vedea sumele primite în ziua săptămânii.
- Alegeți o celulă din zona de date. Faceți clic pe butonul Setări câmp (în bara de instrumente a tabelului pivot în Excel 97-2003 sau în fila Opțiuni în Excel 2007).
- În Excel 97-2003 faceți clic pe Mai multe. În Excel 2007, faceți clic pe fila Afișare valori ca. Alegeți% din rând.
- Rezultatul: Bob și Sonia par să proceseze vineri mult mai puține facturi decât celelalte. Treceți la biroul lor vineri după-amiază pentru a vedea dacă (a) lucrează efectiv și (b) dacă există o grămadă de cecuri neprelucrate care stau în sertarul biroului până vineri.
