Predau o clasă despre Power Excel la Universitatea din Akron. Deși este promovat ca o clasă avansată, există întotdeauna câteva concepte de bază pe care elevii nu par să le cunoască. Sunt uimit de modul în care cele mai simple tehnici vor provoca cea mai mare emoție. Acesta este unul dintre aceste sfaturi.
Astăzi, Sajjad din Dubai a scris cu o întrebare. El are o bază de date cu prenume în coloana A și prenume în coloana B. Cum poate fuziona prenumele și prenumele într-o singură coloană?
Aceasta este una dintre acele întrebări pe care nu le puteți găsi niciodată în ajutorul Excel, deoarece nimeni nu se gândește să caute cuvântul „Concatenare”. Heck, nu cred că o persoană normală folosește vreodată cuvântul concatenare. Dacă nu știți să căutați Concatenare, atunci nu veți afla niciodată că operatorul de concatenare este un șir.
Începeți cu o formulă de bază de =A2&B2
Acest lucru vă va oferi rezultatul prezentat în C2 de mai jos:
Acesta este un început bun. Cu toate acestea, ar trebui într-adevăr să concatenăm prenumele, un spațiu și numele de familie. Încercați această formulă:
=A2&" "&B2
Apoi, întrebarea este: vrei să țipi MICKEY MANTLE sau ai prefera să spui Mickey Mantle? Dacă doriți să schimbați numele în majuscule, folosiți =PROPER()funcția.
=PROPER(A2&" "&B2)
Apoi, doriți să copiați formula în jos în toate celulele din coloană. O metodă de comandă rapidă pentru a face acest lucru este să faceți dublu clic pe mânerul de umplere în timp ce celula C2 este selectată. Mânerul de umplere este punctul pătrat mai întunecat din colțul din dreapta jos al indicatorului de celulă. Punctul arată astfel:
Când indicatorul mouse-ului este aproape de punct, indicatorul mouse-ului se transformă într-o cruce ca aceasta.
Faceți dublu clic și formula va fi copiată în jos în toate celulele din interval.
Notă: Excel folosește coloana din stânga pentru a afla cât de departe se pot copia celulele după dublu clic. Dacă s-ar întâmpla să aveți o celulă necompletată în B8, acest truc s-ar opri la rândul 7. Lăsați-l la îndemâna Cher pentru a provoca o problemă.
Dacă acesta este cazul, poate doriți să apucați mânerul de umplere și să trageți în jos pe toate rândurile pentru a copia formula.
Notă 2: Funcția corectă este excelentă, dar nu valorifică corect numele de familie precum McCartney (Vezi celula C7). Va trebui să parcurgeți manual și să valorificați C după Mc. De asemenea, ar avea o problemă cu VanHalen. Este asta o durere? Da - dar este mai ușor să remediați câteva celule decât să tastați totul în cazurile corespunzătoare.
Conversia formulelor în valori
Acum că aveți Prenume Prenume în coloana C, s-ar putea să fiți tentați să ștergeți coloanele A și B. Nu puteți face acest lucru încă. Dacă ați șterge coloanele A și B, toate formulele din coloana C s-ar schimba în #REF! eroare. Această eroare spune „Hei - mi-ați spus că valoarea din această coloană ar trebui să fie de la A2 și B2, dar ați șters acele celule, așa că nu știu ce să pun aici!”.
Soluția este să schimbați formulele în valori înainte de a șterge coloanele A și B. Urmați acești pași:
- Evidențiați gama de celule din coloana C
- Copiați acele celule în clipboard folosind metoda preferată (Cele 4 metode dintre care puteți alege: Ctrl + C sau Edit - Copiați din meniu sau pictograma clipboard din bara de instrumente sau faceți clic dreapta și alegeți copiere).
- Fără a deselecta celulele, din meniu, alegeți Editare> Lipire specială. Din caseta de dialog Lipire specială, alegeți Valori și apoi OK. Acest pas va lipi valoarea actuală a fiecărei celule din interval înapoi în celulă. În loc să aveți o formulă, veți avea acum o valoare statică. Este sigur să ștergeți coloanele A și B.
Alăturarea unei celule care conține text la o celulă care conține un număr
În general, acest lucru va funcționa destul de bine. În imaginea de mai jos, am folosit formula pentru a construi o frază care conține un nume în coloana A cu o vârstă în coloana C.
Trucul este atunci când numărul este afișat într-un format și doriți să fie utilizat într-un alt format. Datele sunt un exemplu clasic în acest sens. Data din 11 decembrie 1943 este stocată de mai multe zile de la 1 ianuarie 1900. Dacă încerc să alătur textului din coloana A cu data din coloana B, obțin un rezultat prostesc.
Soluția este să utilizați =TEXT()funcția. Funcția text necesită două argumente. Primul argument este o celulă care conține un număr. Al doilea argument este un format de număr personalizat care indică modul de afișare a numărului. Următoarea formulă va produce un rezultat frumos formatat.
Există o mulțime de tehnici interesante care au fost acoperite în acest sfat.
- O formulă pentru a uni 2 coloane de text folosind ampersand ca operator de concatenare
- Cum să atașați o celulă la o valoare text
- Cum se folosește funcția PROPER pentru a schimba numele la majuscule
- De ce primești un #REF! eroare
- Cum se folosește Lipirea valorilor speciale pentru a converti formulele în valori.
- Alăturarea unei celule care conține text la o celulă care conține un număr
- Folosind funcția TEXT pentru a controla afișarea unei date într-o formulă.
Acest concept este retipărit din Guerilla Data Analysis folosind Microsoft Excel.
