Recent, am participat la câteva seminarii Excel Power. Când ai 150 de contabili într-o cameră pentru o dimineață plină de râs, cu sfaturi și trucuri Excel, învăț mereu ceva nou. Cineva din public este capabil să împărtășească un truc grozav cu restul camerei.
În episodul de astăzi, am o colecție de noi trucuri. Acestea sunt de fapt trucuri mai bune sau diferite decât metoda echivalentă discutată în carte. Cu siguranță vor fi în următoarea revizuire a cărții.
Apropo, mi-ar plăcea să vin în orașul tău pentru a face un seminar Power Excel. Dacă aparțineți unui grup profesionist, cum ar fi capitolul local al Institutului contabililor manageriali, Institutul auditorilor interni, AICPA, IMM-urile etc., de ce să nu sugerați să mă rezerve pentru una din zilele lor viitoare CPE? Trimiteți președintele programului de capitol la această pagină pentru detalii.
Găsiți diferența dintre două date
Eu de obicei , vorbesc despre metodele de utilizare =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funcții, dar există un loc răcoros vechi ascunde funcția în Excel.
Funcția DATEDIF este rămasă de la Lotus. Deși ajutorul Excel nu vorbește despre această funcție, este o modalitate excelentă de a găsi diferența dintre două date.
Sintaxa este =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Iată valorile valide pe care le puteți utiliza pentru Cod.
- Y - vă va spune numărul de ani complet între cele două date.
- YM - vă va spune numărul de luni complete, cu excepția anilor, între cele două date.
- MD - vă va spune numărul de zile complete, cu excepția lunilor complete, între cele două date.
- M - vă va spune numărul de luni complete. De exemplu, sunt în viață de 495 de luni
- D - vă va spune numărul de zile. De exemplu, sunt în viață de 15.115 zile. Aceasta este o utilizare banală, deoarece ați putea scădea o dată dintr-o altă dată și formatați ca număr pentru a duplica acest cod.
Codurile utile sunt primele trei coduri. La spectacol, am demonstrat această foaie de lucru. Formulele identice din coloanele D, E și F calculează DATEDIF în ani, luni și zile.
Formula din coloana G o leagă pentru a crea text cu durata de timp în ani, luni și zile.
Puteți combina acest lucru într-o singură formulă. Dacă celula A2 conține data de asociere, utilizați următoarea formulă în B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Suma de celule vizibile
Adăugați o funcție SUM sub o bază de date și apoi utilizați AutoFilter pentru a filtra baza de date. Excel va include enervant rândurile ascunse în sumă!
În schimb, urmați acești pași:
- Utilizați Date - Filtru - AutoFilter pentru a adăuga meniurile drop-down AutoFilter.
- Alegeți un filtru pentru un câmp
- Mergeți la celula goală de sub una dintre coloanele numerice din baza de date.
- Faceți clic pe litera greacă E (Sigma) din bara de instrumente standard. În loc să intre
=SUM(), Excel va introduce=SUBTOTAL()și va folosi codurile pentru a împiedica includerea rândurilor ascunse.
Comandă rapidă pentru a repeta ultima comandă
Tasta F4 va repeta ultima comandă pe care ați efectuat-o.
De exemplu, selectați o celulă și faceți clic pe pictograma B pentru a face celula îndrăzneață.
Acum, selectați o altă celulă și apăsați F4. Excel va face acea celulă îndrăzneață.
F4 își va aminti ultima comandă. Așadar, ați putea face o celulă cu caractere cursive și apoi folosiți F4 pentru a face multe celule cursive.
Preselectați gama de celule care trebuie introduse
În carte, vă arăt cum să utilizați Instrumente - Opțiuni - Editare - Mutare selecție după introducere direcție - Dreapta pentru a forța Excel să se deplaseze la dreapta atunci când apăsați tasta Enter. Acest lucru este bun atunci când trebuie să introduceți date care trec pe un rând.
Este deosebit de util dacă introduceți numere pe tastatura numerică. Trucul vă permite să tastați 123 Enter și să ajungeți în celula următoare. Ținând mâinile pe tastatura numerică, puteți introduce numerele mai repede.
Cineva a sugerat o îmbunătățire a acestei tehnici. Preselectați intervalul în care veți introduce datele. Avantajul este că, atunci când ajungeți la ultima coloană și apăsați Enter, Excel va trece la începutul rândului următor.
În imaginea de mai jos, apăsând Enter vă va muta la celula B6.
Ctrl + Trageți mânerul de umplere
Am arătat trucul Fill Handle de mai multe ori în emisiune. Intră luni în A1. Dacă selectați celula A1, există un punct pătrat în colțul din dreapta jos al celulei. Acest punct este mânerul de umplere. Faceți clic pe mânerul de umplere și trageți fie în jos, fie spre dreapta. Excel se va completa marți, miercuri, joi, vineri, sâmbătă, duminică. Dacă trageți pentru mai mult de 7 celule, Excel va porni din nou luni.
Excel este foarte bun. Poate extinde automat toate aceste serii:
- Luni - marți, miercuri, joi, vineri etc.
- Ianuarie - februarie, mar, aprilie etc.
- Ianuarie - februarie, martie etc.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 etc.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 etc.
- Prima perioadă - a 2-a perioadă, a 3-a perioadă, a 4-a perioadă etc.
- 23 octombrie 2006 - 24 octombrie 2006, 25 octombrie 2006 etc.
Deoarece Excel poate face TOATE aceste serii uimitoare, la ce v-ați aștepta dacă introduceți 1 și trageți mânerul de umplere?
S-ar putea să vă așteptați să obțineți 1, 2, 3, …
Dar chiar primești 1, 1, 1, 1, 1, …
Cartea vorbește despre o metodă complicată. Introduceți 1 în A1. Introduceți 2 în A2. Selectați A1: A2. Trageți mânerul de umplere. Există o modalitate mai bună.
Pur și simplu introduceți 1 în A1. Ctrl + Trageți mânerul de umplere. Excel va completa 1, 2, 3. Ținerea apăsată pe Ctrl pare să anuleze comportamentul normal al mânerului de umplere.
Cineva dintr-un seminar a spus că ar dori să introducă o dată, să treacă data și ca Excel să păstreze data la fel. Dacă țineți apăsat Ctrl în timp ce trageți mânerul de umplere, Excel va suprascrie comportamentul normal (incrementând data) și vă va oferi aceeași dată în toate celulele.
