În episodul de astăzi, am comparat cum să găsești sau să elimini duplicatele. Excel 2007 oferă noi modalități interesante de a face acest lucru. Primele 3 sfaturi funcționează în orice versiune de Excel. Ultimele 2 metode funcționează numai în Excel 2007.
Metoda 1:
Utilizați opțiunea unică din filtru avansat
- În dreapta datelor dvs., copiați titlul din coloana în care doriți să găsiți valori unice.
- Selectați o celulă din setul de date.
- În Excel 97-2003, alegeți Date - Filtru - Filtru avansat. În Excel 2007, alegeți pictograma Avansat din grupul Sortare și filtrare din panglica Date.
- Alegeți Copiere într-o altă locație
- În caseta Copiere în, specificați copia antetului. În figură, aceasta este celula D1
- Faceți clic pe caseta pentru înregistrări unice numai
- Faceți clic pe OK
Excel vă va oferi o listă unică de clienți în coloana D.
Metoda 2:
Utilizați o formulă pentru a determina dacă această înregistrare este unică
Funcția COUNTIF poate număra câte înregistrări de deasupra înregistrării curente se potrivesc cu înregistrarea curentă. Trucul pentru a face acest lucru este să folosiți un singur semn de dolar în referință. Dacă introduceți o formulă în C2 și faceți referire la A $ 1: A1, aceasta spune: „Începeți de la referința absolută a lui A1 și coborâți la înregistrarea de deasupra înregistrării actuale”. Când copiați această formulă, primul A $ 1 va rămâne același. Al doilea A1 se va schimba. La rândul 17, formula în C2 va citi: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
După ce ați introdus formula în C2 și ați copiat-o pe toate rândurile, ar trebui să copiați C2: C15 și apoi să utilizați Editare - Lipire valori speciale pentru a converti formulele în valori. Acum puteți sorta descendent după coloana C, iar valorile unice vor fi în partea de sus a listei.
Metoda 3:
Utilizați un tabel pivot pentru a obține clienți unici
Un tabel pivot este excelent pentru a găsi valori unice. Acesta este cel mai rapid mod în Excel 2000-2003.
- Selectați o celulă din setul de date.
- Alegeți Date - Tabel pivot și Raport diagramă pivot.
- Faceți clic pe Finalizare.
- În lista câmpurilor din tabelul pivot, faceți clic pe câmpul client. Faceți clic pe butonul Adăugați la.
Excel vă va arăta o listă unică de clienți.
Metoda 4:
Nou în Excel 2007 - Utilizați formatarea condiționată pentru a marca duplicatele
Excel 2007 oferă noi metode pentru găsirea duplicatelor. Selectați gama de clienți. Din panglica Acasă, alegeți Formatare condiționată - Evidențiați regulile celulelor - Valori duplicate și faceți clic pe OK.
Dacă un nume este găsit de două ori, Excel va evidenția ambele apariții ale numelui. Ați dori apoi să sortați toate celulele evidențiate în partea de sus.
- Faceți clic pe orice câmp din coloana client. Faceți clic pe butonul AZ din panglica Date.
- Găsiți o celulă care are evidențierea roșie. Faceți clic dreapta pe celulă. Alegeți Sortare - Puneți culoarea celulei selectată deasupra.
Metoda 5:
Nou în Excel 2007 - Utilizați pictograma Eliminare duplicate
Avertizare!
Această metodă este extrem de distructivă! Faceți o copie a setului de date înainte de a face acest lucru!
- Copiați gama de date într-o secțiune goală a foii de lucru
- Selectați o celulă din setul de date.
- Din panglica Date, alegeți Eliminare duplicate.
- Dialogul Eliminare duplicate vă va oferi o listă de coloane. Alegeți coloanele care ar trebui luate în considerare. De exemplu, dacă trebuia să eliminați înregistrările în care atât clientul, cât și factura erau identice, bifați caseta pentru ambele câmpuri.
În acest caz, încercați să obțineți o listă unică de clienți, deci alegeți doar câmpul Client.
- Faceți clic pe OK.
Excel va șterge înregistrările din setul de date. Acesta va raporta că n duplicate au fost eliminate și că rămân nn înregistrări.
După cum puteți vedea, există multe metode de gestionare a duplicatelor. Excel 2007 adaugă două instrumente noi arsenalului tău.
Din experiența mea, auditorii încearcă frecvent să localizeze duplicate pentru a detecta dacă un raport a fost supraevaluat. Când am scris Excel pentru auditori , acoper atât Excel 2003, cât și Excel 2007.
