Puterea tabelelor pivot - Articole TechTV

S-au intors!!!!

Este minunat ca emisiunea TV Call for Help să revină în aer pe TechTV Canada. Acestea sunt notele spectacolului meu de la apariția mea la Episodul 31.

25 de ani

2004 marchează 25 de ani de la invenția care a schimbat lumea - foaia de calcul electronică. În 1978, o foaie de calcul consta din hârtie de registru verde, un creion mecanic și o radieră.

În figura de mai sus, dacă ați descoperit că un număr este greșit, va trebui să ștergeți toate numerele evidențiate cu roșu mai jos.

În 1979, doi tipi au schimbat totul. În 1978, un student MIT pe nume Dan Bricklin și-a imaginat un calculator cu o minge de mouse în partea de jos. El a crezut că ar fi grozav să puteți derula înapoi prin intrările anterioare, să schimbați un număr și să actualizați toate calculele viitoare. Împreună cu Bob Frankston, au dezvoltat prima foaie de calcul electronică din lume. În octombrie 1979, au lansat un CALCULATOR VISIBIL pentru Apple IIe și l-au numit VisiCalc. Iată o captură de ecran a VisiCalc

Înainte de VisiCalc, nu exista niciun motiv imperios pentru a cumpăra un computer personal. Urmau companiile să cheltuiască mii de dolari pentru a juca MicroChess? VisiCalc a condus literalmente întreaga industrie a computerelor, deoarece multe companii au achiziționat un computer pentru a rula VisiCalc. Dan Bricklin și Bob Frankston au aterizat pe coperta revistei Inc. Adică Bob în stânga și Dan în dreapta.

Astăzi, dacă vizitați DanBricklin.com, puteți descărca o copie de lucru a VisiCalc care va rula într-o casetă DOS sub Windows. În mod remarcabil, întregul program are doar 28K !.

Tabele pivot

Lucrurile au parcurs un drum lung în 25 de ani. Astăzi, Microsoft Excel este foarte puternic. Cea mai puternică caracteristică din Excel este un tabel pivot. Acestea au fost inițial introduse la mijlocul anilor '80 când a ieșit Lotus Improv.

1. Începeți cu date bine formate în Excel

   Datele dvs. nu ar trebui să aibă rânduri sau coloane complet goale. Ar trebui să existe un titlu unic deasupra fiecărei coloane. Ar trebui să vă asigurați că titlurile sunt într-un singur rând în loc să se întindă pe două sau trei rânduri. Exemplele mele de date sunt câteva sute de rânduri de date despre facturi.

   

2. Selectați o singură celulă din setul de date.

   Din meniu, selectați Date> Tabel pivot și Raport diagramă pivot.

   

3. În Expertul tabelului pivot pasul 1, faceți clic pe Finalizare pentru a accepta toate valorile implicite.

   

4. Acum veți avea o nouă foaie de lucru în registrul de lucru. Toate câmpurile disponibile în setul de date apar în lista câmpurilor din tabelul pivot.

   

5. Să presupunem că managerul dvs. dorește un raport al veniturilor pe regiuni și produse. Trageți câmpul de regiune din lista de câmpuri și plasați-l în secțiunea Câmpuri rând aici. Rețineți că atunci când mouse-ul se află în locația corectă, indicatorul mouse-ului se va schimba pentru a afișa bara albastră în extrema stângă a tabelului pivot.

   

6. Apoi, trageți câmpul Produs din lista de câmpuri și plasați-l în secțiunea Câmpuri de coloană aici. În imaginea care urmează, observați cum este porțiunea albastră a mousepointerului în al doilea dreptunghi din partea de sus.

   

7. Apoi, glisați câmpul Venituri din Lista de câmpuri și plasați-l în secțiunea Elemente de date. Secțiunea albastră a mousepointerului se află în zona principală a foii de lucru.

   

8. Raportul Tabelului pivot este complet. Ați rezumat foarte repede sute de rânduri de date într-un mic raport pentru managerul dvs.

   

9. Dacă managerul tău este ca al meu, ea va vedea acest lucru și va spune că este aproape perfect. Ați putea să o faceți din nou cu produse care scad dimensiunea și regiunile care traversează partea de sus? Aici tabelul pivot este excelent.

   Puteți pur și simplu trage titlurile câmpului gri într-o locație nouă pentru a modifica raportul.

   

10. În 2 secunde, ați schimbat raportul pentru a satisface cererea managerului.

    

11. Dacă managerul dorește o vizualizare diferită, trageți câmpul Produs înapoi în Lista de câmpuri și înlocuiți-l cu câmpul de dată.

    

Data Magic

12. În imaginea de mai sus, aveți un raport pe zi. În afara fabricii de producție, nu mulți oameni trebuie să vadă date pe zi. Majoritatea vor un rezumat pe luni. Iată modalitatea secretă de a schimba raportul zilnic într-un raport lunar. Mai întâi, faceți clic dreapta pe fila câmpului Data. Alegeți Grup și Afișați detaliile, apoi Grupați.

    

13. În dialogul de grupare, alegeți luni, trimestre și ani. Faceți clic pe OK.

    

    Acum v-ați schimbat raportul dintr-un raport zilnic într-un raport lunar.

    

Top 10 clienți

14. Eliminați câmpurile de date din tabelul pivot trăgându-le înapoi către lista de câmpuri. De îndată ce pictograma se transformă într-un X roșu, puteți elibera butonul mouse-ului pentru a elimina câmpul.

    

15. Trageți câmpul client în tabelul pivot pentru a avea un raport al tuturor clienților. Dacă produceți un raport pentru vicepreședinte, este posibil să nu-i pese de întreaga listă de clienți. Ar putea dori doar să vadă primii 10 sau primii 5 clienți. Pentru a începe, faceți clic dreapta pe câmpul gri al clientului. Alegeți Setări câmp.

    
16. În dialogul Setări câmp, faceți clic pe Avansat (cum ar fi trebuit cineva să găsească asta ???).

    

17. În partea dreaptă a casetei de dialog Opțiuni avansate a câmpului Tabelului pivot se află funcția Top 10 de afișare automată. Alegeți butonul radio pentru Activat. Dacă doriți, schimbați pentru a afișa primele 5 sau 15.

    

18. Nu l-am menționat în emisiune, dar puteți sorta rezultatul și în acest dialog. În partea stângă, selectați descendent și apoi Suma veniturilor.

    

19. Faceți clic pe OK pentru a închide acest dialog. Faceți clic din nou pe OK pentru a închide caseta de dialog Setări câmp. Rezultatul este un raport al clienților de top, de la mare la mic.

    

Folosind AutoFormat

20. Dacă încercați să formatați un tabel pivot și apoi îl pivotați, formatarea dvs. se poate pierde. Bara de instrumente a tabelului pivot oferă un buton special de formare automată. Alegeți acest buton așa cum se arată

    

21. Aveți acum 22 de formate pre-construite pentru raportul dvs. Utilizați bara de derulare pentru a le vedea pe toate. Selectați un format interesant și alegeți OK.

    

22. Raportul rezultat este formatat și va păstra formatarea chiar și după pivotarea către un raport nou.

    

rezumat

Tabelele pivot sunt o caracteristică foarte puternică a Excel. Pentru a citi mai multe despre tabelele pivot, consultați Guerilla Data Analysis E-Book.