Remedierea datelor Excel folosind Flash Fill - Sfaturi Excel

Cuprins

În fiecare miercuri, primesc un sfat Excel preferat de la Excel Project Manager Ash Sharma. În această săptămână, Flash Fill. Introdus în Excel 2013, Flash Fill vă va permite să extrageți caractere dintr-o coloană de date sau să concatenați date din coloane fără a scrie o formulă.

Luați în considerare exemplul prezentat mai jos. Un cod de produs are trei segmente separate printr-o liniuță. Doriți să extrageți segmentul de mijloc. Primul segment ar putea avea 3 sau 4 caractere. Al doilea segment este întotdeauna de 2 caractere. Formula pentru a extrage segmentul de mijloc nu este știință de rachete, dar nu este ceva ce un începător ar veni cu: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Formula prezentată în E2 este Excel intermediar

Dar cu Flash Fill, nu trebuie să veniți cu o formulă. Urmați acești pași simpli:

Asigurați-vă că există un titlu peste A2.
Tastați un titlu în B1.
Tastați ME în B2.
Ai de ales aici. Puteți selecta B3 și apăsați Ctrl + E pentru a invoca Flash Fill. Sau, puteți merge la B3 și tastați prima literă a răspunsului corect: E. Dacă începeți să tastați în UE, Flash Fill va intra în acțiune și vă va arăta o coloană de rezultate în gri. Apăsați Enter pentru a obține rezultatele.

Ofertă Excel pentru umplere rapidă

Personal, cred că sunt un pic ciudat de control. Vreau să spun Flash Fill când să intru în acțiune.

Efectul de gri care apare în figura anterioară este minunat pentru a permite unui începător Excel să descopere că există Flash Fill. Acesta va detecta că cineva este pe punctul de a tasta mii de celule și va preveni acest lucru. Flash Fill a salvat probabil milioane de ore de productivitate a gulerului alb.

Dar există subtilități pentru Flash Fill - îl numesc Advanced Flash Fill - și dacă înțelegeți aceste subtilități, veți dori să faceți Flash Fill să aștepte până la momentul potrivit.

Dacă doriți să preluați controlul și să aveți Flash Fill numai atunci când apăsați Ctrl + E, accesați File, Options, Advanced și debifați Automatic Flash Fill.

Împiedicați acționarea prea devreme a funcției Flash Fill

Iată un exemplu mai complex. Codul produsului din coloana I conține un amestec de cifre și caractere majuscule. Ați dori să obțineți doar cifrele sau doar caracterele. Există o formulă pentru asta, dar nu-mi amintesc. Simțiți-vă liber să urmăriți Dueling Excel Video 186 pentru formula matricei sau funcția definită de utilizator VBA. Nu am de gând să vizionez videoclipul, pentru că pot rezolva acest lucru cu umplere cu bliț.

Extragerea cifrelor este o formulă complicată

Acesta este unul dintre cazurile în care Flash Fill nu va reuși să descopere modelul dintr-un singur exemplu. Dacă tastați '0252 în J3 și apoi Ctrl + E din J4, Excel nu poate afla răspunsul de fiecare dată când numărul piesei începe cu o cifră.

Blițul se umple prea devreme și nu reușește

În schimb, urmați acești pași:

Asigurați-vă că există un titlu peste I2. Adăugați un titlu în J1 și K1. Dacă nu există titluri, Flash Fill nu va funcționa.
Aveți absolut nevoie de zero-ul principal pentru a apărea în 0252 în celula J2. Dacă tastați doar 0252, Excel îl va schimba la 252. Deci, tastați un apostrof (') și apoi 0252 în J2.
În J3, tastați '619816
În J4, tastați „0115
Din J5, apăsați Ctrl + E. Flash Fill va obține corect doar cifrele

Completați cu bliț cifrele intenției după 3 exemple

Prudență

Flash Fill va analiza toate coloanele din regiunea curentă. Dacă încercați să extrageți literele din coloana I în timp ce coloana J se află în regiunea curentă, Flash Fill are probleme. În schimb, urmați acești pași.

Selectați coloanele J & K. Acasă, Inserați, Inserați rânduri de foaie pentru a muta coloana Cifre din drum.
În J1, tastați un titlu.
În J2, tastați BDNQGX
În J3, apăsați Ctrl + E. Flash Fill va funcționa corect.

Izolați coloanele care conțin datele sursă

Flash Fill poate fi utilizat pe mai multe coloane. În exemplul de mai jos, doriți inițialele din coloana Z, fiecare urmată de un punct. Apoi un spațiu și numele de familie din coloana AA. Vrei ca totul să fie cazul potrivit. Dacă nu ar fi fost persoanele cu prenume cu două bare, ai fi putut să le folosești =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Dar tratarea cu ME Walton ar face această formulă dramatic mai dificilă. Flash Fill pentru salvare.

Asigurați-vă că există titluri în Z1, AA1 și AB1.
Tastați J. Doe în AB2
Selectați celula AB3 și apăsați Ctrl + E. Umplerea blițului va intra în acțiune, dar nu va utiliza ambele inițiale în rândurile 6, 10 sau 18.

Umplerea cu bliț poate învăța din corecții
Selectați celula AB6 și tastați un nou model: ME Walton. Apasa Enter. În mod miraculos, Flash Fill va căuta pe alții cu acest model și va corecta BB Miller și MJ White.

Umplerea cu bliț poate învăța din corecții