Cum în Excel mă pot asigura că numerele de factură duplicate nu sunt introduse într-o anumită coloană Excel?
În Excel 97, puteți utiliza noua caracteristică de validare a datelor pentru a face acest lucru. În exemplul nostru, numerele facturii sunt introduse în coloana A. Iată cum să le configurați pentru o singură celulă:
- Următoarea celulă care trebuie introdusă este A9. Faceți clic în celula A9 și selectați Date> Validare din meniu.
- În caseta derulantă „Permiteți”, alegeți „Personalizat”
- Introduceți această formulă exact cum apare:
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE)) - Faceți clic pe fila Alertă de eroare din caseta de dialog Validare date.
- Asigurați-vă că este bifată caseta „Afișați alertă”.
- Pentru Stil :, alege Stop
- Introduceți un titlu „Valoare neunică”
- Introduceți un mesaj „Trebuie să introduceți un număr de factură unic”.
- Faceți clic pe „OK”
Puteți să-l testați. Introduceți o nouă valoare, să zicem 10001 în celula A9. Nici o problemă. Dar, încercați să repetați o valoare, să spunem 10088 și vor apărea următoarele:
Ultimul lucru de făcut este să copiați această validare din celula A9 în celelalte celule din coloana A.
- Faceți clic în coloana A și selectați Editare> copiere pentru a copia celula.
- Selectați o gamă largă de celule din coloana A. Poate A10: A500.
- Selectați Editați, lipiți special. Din dialogul Lipire specială, selectați „Validare” și faceți clic pe OK. Regula de validare introdusă de celula A9 va fi copiată în toate celulele până la A500.
Dacă faceți clic în celula A12 și alegeți Validarea datelor, veți vedea că Excel a schimbat formula de validare astfel încât să fie =ISNA(VLOOKUP(A12,A$1:A11,1,FALSE))Asta este tot ceea ce trebuie să știți pentru a funcționa. Pentru cei dintre voi care doresc să afle mai multe, voi explica în limba engleză cum funcționează formula.
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))
Stăm în celula A9. Îi spunem funcției Vlookup să ia valoarea celulei pe care tocmai am introdus-o (A9) și să încercăm să găsim o potrivire în celulele care variază de la A $ 1 la A8. Următorul argument, 1, îi spune lui Vlookup că, atunci când se găsește o potrivire, ne spune datele din prima coloană. În cele din urmă, Falsul din vlookup spune că noi căutăm doar potriviri exacte. Iată trucul nr. 1: Dacă VLOOKUP găsește o potrivire, acesta va returna o valoare. Dar, dacă nu găsește o potrivire, va returna valoarea specială „# N / A”. În mod normal, aceste valori # N / A sunt lucruri rele, dar în acest caz, Vrem un # N / A. Dacă primim un # N / A, atunci știți că această nouă intrare este unică și nu se potrivește cu nimic deasupra acesteia. O modalitate ușoară de a testa dacă o valoare este # N / A este de a utiliza funcția ISNA (). Dacă ceva din interiorul ISNA () se evaluează la un # N / A, veți obține un ADEVĂRAT. Asa de,când introduc un nou număr de factură și nu se găsește în lista de deasupra celulei, vlookup va returna un # N / A, ceea ce va face ca ISNA () să fie adevărat.
Al doilea bit de înșelătorie se află în al doilea argument pentru funcția Vlookup. Am fost atent să specific A $ 1: A8. Semnul dolar înainte de 1 spune Excel că, atunci când copiem această validare în alte celule, ar trebui să înceapă întotdeauna să caute în celula coloanei curente. Aceasta se numește adresă absolută. Am fost la fel de atent să nu pun un semn de dolar înainte de 8 în A8. Aceasta se numește o adresă relativă și îi spune Excel că, atunci când copiem această adresă, ar trebui să nu mai caute în celula chiar deasupra celulei curente. Apoi, când copiem validarea și analizăm validarea pentru celula A12, al doilea argument din vlookup arată corect A $ 1: A11.
Există două probleme cu această soluție. În primul rând, nu va funcționa în Excel 95. În al doilea rând, validările se efectuează numai pe celulele care se schimbă. Dacă introduceți o valoare unică în celula A9, apoi reveniți înapoi și editați celula A6 pentru a fi aceeași valoare pe care ați introdus-o în A9, logica de validare din A9 nu va fi invocată și veți ajunge cu valori duplicat în foaia de lucru.
Metoda de modă veche utilizată în Excel 95 va aborda ambele probleme. În vechea metodă, ați avea logica de validare așezată într-o coloană temporară B. Pentru a configura acest lucru, introduceți următoarea formulă în celula B9: =ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))Copiați această formulă din B9. Lipiți-l în celulele B2: B500. Acum, pe măsură ce introduceți numerele facturii în coloana A, coloana B va afișa ADEVĂRAT dacă factura este unică și FALSĂ dacă nu este unică.
