Cineva din rezervele armatei SUA a întrebat:
Am o foaie de calcul simplă cu scadență. Există o modalitate de a face ca termenele scadente să devină verzi când au 10 zile de ieșire și apoi roșii când au 5 zile de ieșire?
Aceasta este o sarcină ușoară folosind Formatarea condiționată. Această caracteristică a fost introdusă în Excel 95. Vă permite să specificați până la trei condiții și să modificați automat formatarea celulei pe baza acelor condiții. Puteți schimba fontul, faceți fontul aldin, schimbați culoarea, culoarea de fundal. Dacă aveți celule pe care doriți să le monitorizați pentru a vedea dacă lasă o anumită toleranță, formatarea condiționată este un instrument excelent de utilizat.
Cea mai bună metodă este să configurați formatul condițional pentru prima celulă din coloana dvs. de date și apoi să copiați formatul respectiv în toate celelalte celule din interval.
Să presupunem că intervalul dvs. de date este în E2: 200. Ați selecta celula E2 și urmați acești pași: (derulați puțin în jos pentru a vedea imaginea în timp ce citiți …)
- Din meniu, alegeți Format - Formatare condiționată …
- În partea stângă a casetei de dialog Formatare condiționată, există o listă verticală care spune „Valoarea celulei este”. Faceți clic pe acel meniu drop-down și schimbați valoarea în „Formula este”. Aceasta va schimba partea dreaptă a casetei de dialog într-un câmp lung.
- În acel câmp, introduceți această formulă:
=(E2-TODAY())<6(Rețineți dacă prima dată nu este în E2, schimbați E2 în celula în care vă aflați) - Faceți clic pe butonul Format din partea de jos a casetei de dialog de formatare condiționată.
- În mijlocul filei Font este un meniu derulant de culoare. Alege Roșu. Sau - alegeți galben, iar pe fila de modele alegeți Roșu. Asta îi va face să iasă cu adevărat în evidență. Faceți clic pe OK pentru a reveni la dialogul Formatare condiționată.
Pașii de mai sus vor face ca termenele scadente în termen de 5 zile de astăzi să devină roșii. În timp ce vă aflați încă în caseta de dialog de formatare condiționată, efectuați acești pași:
- Faceți clic pe butonul Adăugați >> din partea de jos a casetei de dialog și va apărea o nouă condiție 2.
- Schimbați „Valoarea celulei este” la „Formula este”
- Introduceți o formulă
=(E2-TODAY())<11 - Faceți clic pe butonul Format și alegeți font albastru și un model verde. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Formatare celule.
- Dialogul dvs. de formatare condiționată ar trebui să arate ca acesta. Faceți clic pe OK.
Aproape am ajuns. După ce parcurgeți toți acești pași pentru a configura formatul condițional pentru prima celulă, este ușor să utilizați caracteristica Lipire specială pentru a copia formatele în întregul dvs. interval de date. Când lipiți Speciale - Formate, formatarea condiționată va fi copiată și.
- Selectați celula la care ați adăugat formatarea condițională. În acest exemplu, este E2.
- Din meniu, alegeți Editare - Copiere.
- Evidențiați toate celelalte date din datele dvs. - E3: E200. DACĂ veți adăuga mai multe date, nu ezitați să evidențiați câteva rânduri suplimentare.
- Din meniu, alegeți Editare - Lipire specială …
- În dialogul Lipire specială, alegeți a patra intrare din coloana din stânga - Formate.
- Faceți clic pe OK.
Aceasta va copia formatarea condițională în toate celulele pe care le-ați selectat. Rețineți că va copia și marginile și formatele numerice, deci este posibil să fiți nevoit să vă reajustați marginile după ce ați făcut această operație.
Note:
- Există o limită de 3 formate condiționale care pot fi aplicate oricărei celule. Inclusiv formatarea implicită care se aplică celulelor care nu îndeplinesc niciuna dintre condiții, aceasta înseamnă că puteți aplica automat până la 4 formate unei celule.
- Dacă trebuie să extindeți acest lucru la mai mult de 4 formate, va trebui să scrieți o macro în VBA. Macrocomanda va fi relativ lentă, deoarece va trebui să actualizeze toate celulele după ce faceți orice modificare a foii de calcul. De asemenea, puteți angaja un consultant Excel pentru a face acest lucru.
- Cea mai dificilă parte a configurării formatării condiționate este tastarea formulei în caseta cu formule. Nu uitați să începeți întotdeauna formula cu un semn egal. Ar putea exista un întreg capitol în carte dedicat diferitelor formule care pot fi introduse în această casetă. Este posibil să introduceți formule care se bazează în totalitate pe alte celule.
- Dacă ieșiți din intrarea formulă și reveniți mai târziu pentru a edita formula, Excel are un obicei urât de a interpreta caracterul backspace ca o încercare de a indica spre celule. Acest lucru vă va schimba întotdeauna formula la un lucru greșit. Apăsați pe Escape pentru a reveni la formula originală. Este util să evidențiați textul eronat cu mouse-ul și apoi să tastați mai mult.
