Cheryl a trimis problema Excel din această săptămână. Veteranii Excel vor vedea acest lucru ca de bază, dar a fost un sfat valoros pentru Cheryl. Deoarece acesta este primul sfat Excel al sezonului 1999-2000, vom începe cu unul de bază.
Cineva mi-a dat o foaie de calcul Excel. Codurile de zonă sunt în coloana F, iar un număr de telefon din 7 cifre este în coloana G. Știu cum să împart o coloană folosind Text-to-Coloane, dar cum pot combina aceste 2 coloane împreună?
Din fericire, prefixele și numerele de telefon nu încep niciodată cu 0 în SUA, așa că nu au existat cazuri în care s-a pierdut zero din partea de sus a numărului de telefon. O scanare rapidă a datelor a arătat că toate numerele de telefon aveau 7 cifre și că toate codurile de zonă aveau trei cifre. După ce am vorbit cu Cheryl, am convenit că cel mai bun format ar fi ca numărul de telefon să apară astfel: (330) 555-1212
În celula H2, vom începe să construim formula. Operatorul din Excel pentru a uni două câmpuri de text este simbolul &. Orice constante dorite trebuie incluse în ghilimele duble. Deci, pentru a obține parantezele principale și codul de zonă, aveți nevoie de o formulă de genul acesta:="("&F2
Apoi, adăugați un alt operator de concatenare și parantezele de închidere în jurul codului de zonă. Rețineți că există atât un parantez, cât și un spațiu închis în ghilimele.="("&F2&") "
Obținerea numărului de telefon cu liniuța va fi puțin mai dificilă. Utilizați funcția STÂNGA pentru a obține doar primele trei cifre ale numărului de telefon. Sintaxa este STÂNGA (celulă, # de caractere). După aceasta, adăugați un alt caracter de concatenare și liniuța de mijloc între ghilimele.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Pentru a obține a 4-a până la a 7-a cifră a numărului de telefon, utilizați funcția MID. Sintaxa este MID (celulă, caracter de pornire, număr de caractere). Vrem să începem de la al 4-lea personaj și să continuăm pentru un total de 4 caractere. Astfel, formula finală este:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Uau - asta arată ca o formulă mare, dar dacă o descompuneți și o construiți doar pas cu pas, este ușor.
Urmăriți alte 2 sfaturi fierbinți. Acum că aveți formula în celula H2, aveți nevoie de o modalitate rapidă de a o copia în toate celulele. Excel are o comandă rapidă excelentă pentru acest lucru. Puneți pointerul pe H2. În colțul din dreapta jos al cutiei celpointer este un pătrat mic. Faceți dublu clic pe acest pătrat cu mouse-ul și formula va copia în câte rânduri aveți date în coloana G.
Există un ultim pas important. Dacă ați șterge acum coloanele F și G, toate aceste numere de telefon minunate din H s-ar transforma în #REF !. Trebuie să convertiți celulele dintr-o formulă în valori. Iată cum să faci asta. Evidențiați toate celulele care conțin numere de telefon în coloana H. Apăsați Ctrl + C (sau Editați - Copiați) pentru a copia acele celule. Acum, fără a evidenția celulele, efectuați imediat o editare - lipire specială. Faceți clic pe butonul radio pentru Valori și faceți clic pe OK. Formulele vor fi acum schimbate în valori și puteți șterge coloanele F și G.
Excel este incredibil de flexibil la manipularea datelor. În acest caz, Cheryl se temea că va sta toată noaptea re-introducând codurile de zonă și numerele de telefon într-o singură celulă. Formula și pașii din acest sfat de săptămâni vă permit să efectuați aceeași sarcină în aproximativ un minut.
