Acest sfat este o extensie a sfatului Excel de săptămâna trecută. Puteți utiliza comanda Go To Special pentru a selecta celulele goale dintr-un interval. Aceasta este o tehnică excelentă Excel pentru curățarea datelor într-un tabel pivot.
Tabelele pivot sunt instrumente minunate. Dar dacă tabelul pivot este doar un pas intermediar în manipularea datelor dvs. și doriți să utilizați în continuare datele rezumate din tabelul pivot? Obișnuiam să primesc în mod regulat 5000 de rânduri de date dintr-un sistem mainframe vechi. Aceste date au coloane pentru produs, lună, regiune, stare și cantitate. A trebuit să rezum datele într-un tabel pivot cu luni trecând de sus, produsul, regiunea și starea în jos pe rânduri. Tabelele pivot fac din aceasta o clipă.
De acolo, trebuia să iau datele din tabelul pivot și să le import în Access. După cum puteți vedea, tabelul pivot implicit nu este potrivit pentru aceasta. Excel folosește un stil de contur, astfel încât fiecare regiune să apară o singură dată, cu celule goale care o urmează până la totalul regiunii. Celulele din secțiunea de date fără date sunt goale în loc de numerice. De asemenea, nu vreau subtotalurile din date.
Începând din Excel 97, există opțiuni pentru tabelul pivot pentru a controla o parte din acest comportament.
În dialogul de aspect al tabelului pivot, faceți dublu clic pe numele câmpului pentru regiune. În secțiunea Subtotale, faceți clic pe butonul radio pentru „Nici unul”. Acest lucru va scăpa de subtotalurile nedorite.
În Excel 2000, butonul de opțiuni vă va duce la o fereastră de dialog în care puteți specifica „Pentru celulele goale, afișați:” și completați un zero, astfel încât să nu aveți un tabel plin de celule goale.
Pentru a manipula în continuare tabelul pivot, va trebui să îl faceți să nu mai fie un tabel pivot. Dacă încercați să modificați celulele dintr-un tabel pivot, Excel vă va spune că nu puteți schimba o parte a unui tabel pivot. Pentru a trece de la un tabel pivot la doar valori, urmați acești pași:
- Mutați indicatorul celulei în afara tabelului pivot.
- Dacă tabelul pivot începe pe rândul 1, atunci introduceți un rând nou 1.
- Începeți să evidențiați în noul rând gol 1 și trageți în jos pentru a selecta întregul tabel pivot.
- Faceți Ctrl + C (sau Editați - Copiați) pentru a copia acest interval.
- Cu aceeași zonă selectată, faceți Editare - Lipire specială - Valori - OK pentru a schimba tabelul pivot la doar valoarea statică.
Iată însă adevăratul sfat pentru această săptămână. Scrie Jennifer
Am întâlnit continuu problema utilizării opțiunii tabelului pivot, pentru a rezuma reamenele de date, dar nu completează rândurile de sub fiecare modificare a categoriei de rânduri. Știi cum să faci ca tabelul pivot să se completeze sub fiecare modificare a categoriei ?? A trebuit să trag și să copiez fiecare cod în jos, astfel încât să pot face mai multe tabele pivot sau sortare. Am încercat să schimb opțiunile din tabelul pivot, fără rezultat.
Răspunsul nu este ușor de învățat. Nu este intuitiv. Dar, dacă urăști să tragi acele celule în jos, îți va plăcea să îți faci timp să înveți acest proces! Urmăriți - pare lung și desenat, dar chiar funcționează. După ce îl obțineți, puteți face acest lucru în 20 de secunde.
Există de fapt 2 sau 3 sfaturi noi aici. Să presupunem că aveți 2 coloane în stânga, care sunt în format de contur, care trebuie completate. Evidențiați de la celula A3 până la celula B999 (sau oricare ar fi ultimul dvs. rând de date.)
Trucul # 1. Selectarea tuturor celulelor goale din intervalul respectiv.
Apăsați Ctrl + G, alt = "" + S + K și apoi introduceți. nu?
Ctrl + G afișează dialogul GoTo
Alt + S va alege butonul „Special” din caseta de dialog
Dialogul Goto-Special este un lucru minunat despre care puțini știu. Apăsați „k” pentru a alege „goluri”. Apăsați Enter sau faceți clic pe OK și acum veți selecta doar toate celulele necompletate din coloanele de schiță ale tabelului pivot. Acestea sunt toate celulele pe care doriți să le completați.
Trucul # 2. Nu urmăriți ecranul în timp ce faceți acest lucru - este prea înfricoșător și confuz.
Apăsați tasta egală. Apăsați săgeata sus. Țineți apăsat Ctrl și apăsați Enter. Lovind egal și săgeata în sus spune: „Vreau ca această celulă să fie la fel ca celula de deasupra mea”. Ținând apăsată tasta Ctrl când apeși pe Enter, se spune: „Introduceți aceeași formulă în fiecare celulă selectată, care, datorită trucului # 1, este toate celulele goale pe care am vrut să le completăm.
Trucul # 3. Ceea ce Jennifer știe deja, dar este aici pentru completitudine.
Acum trebuie să schimbați toate aceste formule în valori. Selectați din nou toate celulele din A3: B999, nu doar spațiile goale. Apăsați Ctrl + C pentru a copia acest interval. Apăsați alt = "" + E apoi sv (introduceți). pentru a lipi valori speciale aceste formule.
Ta-da! Nu veți petrece niciodată o după-amiază trăgând manual titlurile coloanelor într-un tabel pivot din nou.
