O mulțime de oameni încearcă să utilizeze Excel ca bază de date. Deși poate funcționa ca o bază de date, unele dintre sarcinile care ar fi foarte ușoare într-un program de baze de date sunt destul de complexe în Excel. Una dintre aceste sarcini este potrivirea a două liste bazate pe un câmp comun; acest lucru poate fi realizat cu ușurință utilizând Excel VLOOKUP. Veți găsi că funcția VLOOKUP este extrem de utilă, așa că consultați mai jos un exemplu de când și cum să utilizați această funcție.
Spuneți că agenția dvs. de turism vă trimite un raport de sfârșit de lună cu toate locurile pe care le-au călătorit angajații dvs. Raportul folosește coduri de aeroport în loc de nume de orașe. Ar fi util dacă ați putea introduce cu ușurință numele adevărat al orașului în loc doar de cod.
Pe Internet, găsiți și importați o listă care arată numele orașului pentru fiecare cod de aeroport.
Dar, cum obțineți aceste informații pe fiecare înregistrare din raport?
- Utilizați funcția VLOOKUP. VLOOKUP înseamnă „Căutare verticală”. Poate fi utilizat oricând aveți o listă de date cu câmpul cheie în coloana din stânga.
- Începeți să tastați funcția
=VLOOKUP(,. Tastați Ctrl + A pentru a obține ajutor cu funcția. - VLOOKUP are nevoie de patru parametri. Mai întâi este codul orașului din raportul original. În acest exemplu, aceasta ar fi celula D4
- Următorul parametru este intervalul cu tabelul dvs. de căutare. Evidențiați gama. Asigurați-vă că utilizați F4 pentru ca intervalul să fie absolut. (O referință absolută are un semn de dolar înainte de numărul coloanei și numărul rândului. Atunci când formula este copiată, referința va continua să indice spre I3: J351.
- Al treilea parametru spune Excel în ce coloană se găsește numele orașului. În intervalul I3: J351, numele orașului este în coloana 2. Introduceți un 2 pentru acest parametru.
- Al patrulea parametru spune Excel dacă o potrivire „închisă” este OK. În acest caz, nu este, așa că introduceți False.
- Faceți clic pe OK pentru a completa formula. Trageți mânerul de umplere pentru a copia formula în jos.
- Deoarece ați introdus cu atenție formule absolute, puteți copia coloana E în coloana D pentru a obține orașul de destinație. În acest caz, toate plecările sunt de la Aeroportul Internațional Pearson din Toronto.
Deși acest exemplu a funcționat perfect, atunci când spectatorii folosesc VLOOKUP, înseamnă de obicei că se potrivesc cu liste provenite din surse diferite. Când listele provin din surse diferite, pot exista întotdeauna diferențe subtile care fac ca listele să fie greu de egalat. Iată trei exemple de ceea ce poate merge prost și cum să le corectăm.
-
O listă are liniuțe, iar cealaltă listă nu. Utilizați
=SUBSTITUTE()funcția pentru a elimina liniuțele. Prima dată când încercați VLOOKUP, veți primi erori N / A.Pentru a elimina cratimele cu o formulă, utilizați formula SUBSTITUTE. Folosiți 3 argumente. Primul argument este celula care conține valoarea. Următorul argument este textul pe care doriți să îl modificați. Argumentul final este textul de înlocuire. În acest caz, doriți să schimbați liniuțele în nimic, deci formula este
=SUBSTITUTE(A4,"-","").Puteți înfășura această funcție în VLOOKUP pentru a obține descrierea.
-
Acesta este subtil, dar foarte comun. O listă are un spațiu gol după intrare. Utilizați = TRIM () pentru a elimina spațiile în exces. Când introduceți inițial formula, veți găsi că toate răspunsurile sunt erori N / A. Știți sigur că valorile sunt în listă și totul pare OK cu formula.
Un lucru standard de verificat este să treceți la celulă cu valoarea de căutare. Apăsați F2 pentru a pune celula în modul Editare. Odată ajuns în modul de editare, puteți vedea că cursorul este situat la un spațiu distanță de litera finală. Acest lucru indică faptul că există un spațiu final în intrare.
Pentru a rezolva problema, utilizați funcția TRIM.
=TRIM(D4)va elimina spațiile de conducere, spațiile laterale și va înlocui orice spații duble interne cu un singur spațiu. În acest caz, TRIM funcționează perfect pentru a elimina spațiul final.=VLOOKUP(TRIM(D4),$I$3:$J$351,2,FALSE)este formula. -
Am menționat un sfat bonus în notele spectacolului: cum să înlocuiți rezultatul # N / A pentru valorile lipsă cu un gol. Dacă valoarea dvs. de căutare nu este în tabelul de căutare, VLOOKUP va returna o eroare N / A.
Această formulă utilizează
=ISNA()funcția pentru a detecta dacă rezultatul formulei este o eroare N / A. Dacă primiți eroarea, al doilea argument din funcția IF îi va spune Excel să introducă orice text doriți.=IF(ISNA(VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE)),"Invalid Code",VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE))
VLOOKUP vă permite să economisiți timp la potrivirea listelor de date. Faceți-vă timp pentru a învăța utilizarea de bază și veți putea face sarcini mult mai puternice în Excel.
